세금계산서 역발행과 정발행에 대한 오해

세금계산서를 작성하는 방법은 두 가지입니다. 바로 역발행과 정발행. 이미 여러 차례 세금계산서 역발행을 받아보신 분들이라면 잘 알고 계실 텐데요. 사실 하다 보면 직접 세금계산서를 작성할 일 없는 역발행이 참 간편하다는 생각이 드실 거예요.

그런데 역발행과 정발행이라는 용어 때문에 세금계산서 ‘발행’에서 차이가 있다고 오해하는 분들이 간혹 계십니다. 당연히 이는 틀린 정보인데요. 사업자라면 지겹도록 처리해야 하는 세금계산서에 대한 관련 기본 지식은 정확하고 갖고 있는 게 좋습니다. 혹시 모를 후환이 없도록 말이죠.

그래서 오늘은 세이브택스와 함께 세금계산서 역발행과 정발행, 그리고 매입자가 실제로 세금계산서 발행까지 할 수 있는 제도까지 깔끔하게 마쳐 보시죠. 먼저 세금계산서에 대해 아주 간단하게 짚고 넘어갈게요.

세금계산서란?

세금계산서는 상품 또는 서비스를 공급한 매출자가 이를 공급 받은 매입자에게 보내는 계산서입니다. ‘내가 당신에게 얼만큼의 상품 또는 서비스를 제공했으며, 그에 따른 값은 이만큼이오!’라는 것을 공식적으로 증명하는 서류죠. 이 서류를 받은 매입자는 서류에 적힌 금액을 보냅니다. 그리고 세금계산서는 총 2매를 발행하여 공급한 측과 공급 받은 측이 나누어 가지며, 5년간 보관합니다.

👉 세금계산서를 발행하는 4가지 이유 (feat. 세금계산서 발행 안 하면?)

세금계산서는 원칙적으로 상품 또는 서비스를 공급하고 돈을 받는 쪽에서 발행합니다. 그런데 경우에 따라 세금계산서 작성 방향이 반대로 진행될 때가 있어요. 이를 바로 세금계산서 역발행이라고 하는데요. 세금계산서 역발행과 정발행의 명확한 의미와 차이를 알아 봅시다.

역발행과 정발행, 작성하는 쪽의 차이

정발행과 역발행은 세금계산서의 첫 단계, 즉 계산서 작성을 어느 쪽에서 시작하느냐의 차이입니다. 이후 세금계산서에 서명하고 이를 발행하는 것은 양쪽 다 매출자라는 점에 유의하세요.

▶ 매출자가 작성하는 정발행

📑 매출자가 세금계산서 작성 및 발행 → 매입자 수취

우리가 알고 있는 대로 상품이나 서비스를 공급한 측(매출자)에서 세금계산서를 작성하여 공급 받은 측(매입자)에게 발행까지 마치는 것입니다.

매출자는 세금계산서를 작성한 후 서명까지 완료한 상태로 매입자에게 이메일 등으로 세금계산서를 발행합니다. 세금계산서를 전달 받은 매입자는 계산서에 적힌 대로 그 비용을 입금하는 식으로 거래가 이루어지죠.

◀ 매입자가 작성하는 역발행

📑 매입자가 세금계산서 작성 → 매출자가 내용 확인 후 세금계산서 발행 → 매입자 수취

역발행은 상품 또는 서비스를 공급 받은 측(매입자)가 먼저 세금계산서를 작성하는 것입니다. 그리고 이를 공급한 측(매출자)에게 전달하죠. 매출자는 매입자가 작성한 세금계산서를 확인한 후 서명을 하여 세금계산서를 발행을 완료합니다. 그리고 이를 다시 매입자에게 발송하는 식이죠.

✅ 발행은 모두 매출자가 해요

많은 분들이 용어 때문에 정발행과 역발행을 ‘발행’ 주체의 차이라고 생각하시는데요. 세금계산서 역발행이든 정발행이든 세금계산서 발행은 모두 매출자가 합니다. 함께 살펴보았듯 세금계산서 역발행과 정발행의 차이는 처음에 세금계산서를 누가 작성하느냐의 문제예요.

그래서 발행은 모두 매출자가 한다는 점에서, 사실 법적으로 ‘역발행 세금계산서는 없다’고 말할 수 있었습니다. (2023년 7월에 새로운 제도가 생기기 전까지는 말이죠!) 그래도 원칙적으로 매입자가 작성 과정에 관여하긴 하지만, 세금계산서에 대한 최종 전자서명자는 매출자라는 점을 잊지 마세요.

세금계산서 역발행하는 3가지 이유

간혹 대표님들이 매입자 측인 거래처에서 고지 없이 먼저 세금계산서를 보내 와서 당황해 하기도 하십니다. 보통은 먼저 세금계산서를 보내야 하는데, 왜 갑자기 공급받는 측에서 세금계산서를 작성하는 역발행을 하는 것일까요?

1) 대기업의 경우, 관리 효율성을 위해

규모가 큰 기업은 전사적 자원 관리라는 ERP 시스템(소프트웨어)을 사용합니다. 재무, 인사, 제조, 공급망, 서비스, 구매 조달 등의 모든 프로세스를 통합적으로 관리하는 시스템으로, 재무·회계·판매 등등에서 빠르고 효율적인 작업을 하는 것이 핵심이죠.

이런 ERP 시스템을 사용하는 기업들은 자신들이 받게 되는 매입세금계산서를 효율적으로 관리하기 위하여 먼저 세금계산서를 작성하는 역발행을 합니다. 큰 기업들은 협력사도 많고 거래 건도 워낙 많다 보니, 매출자 측에서 세금계산서를 작성하고 발행하기까지 마냥 기다리기보다는 역발행을 하여 신속하고 정확하게 서류를 작성하면 누락 위험도 낮아지고, 세금계산서 대금 지급이 늦어져서 다음달에 이월해야 하는 등의 번잡한 일을 피할 수 있기 때문이에요.

2) 오픈마켓의 경우, 오류를 최소화하기 위해

수많은 업체가 입점해 있는 오픈마켓의 경우, 입점 업체들이 각자 정산 대금을 확인하고 정확한 금액을 기재하여 정해진 기한 내에 세금계산서를 정발행하기까지 기다리기가 어렵습니다. 세금계산서에 잘못된 금액을 적거나 기한 내에 세금계산서를 발행하지 않는 업체가 많거든요.

이 때문에 오픈마켓에서는 업체를 대상으로 세금계산서 역발행을 하는 경우가 대부분입니다. 판매대금을 정확히 기재하여 세금계산서를 작성하여 입점 업체에 보내면, 업체 측에서 금액이 맞는지 확인하고 기한 내에 세금계산서를 발행하는 것이 훨씬 깔끔하게 처리되죠.

3) 공급자 측의 세금계산서 작성 능력이 부족해서

매입자 측이 대기업이나 오픈마켓이 아닌 경우에도, 세금계산서 역발행이 더 현명한 판단일 때가 있습니다. 세금계산서를 발행해야 하는 매출자 측이 일반 소상공인일 때, 회계팀이 있는 매입자 측보다 세무 지식이 부족할 때가 있습니다. 또 전자세금계산서 작성이 어려울 수도 있고요.

이렇게 매출자가 세금계산서 작성에 어려움을 겪을 경우, 매입자 측에서 먼저 세금계산서를 작성하여 전달하면 매출자 측에서 내용을 확인하고 발행을 하는 것이 더 수월하고 정확할 수 있습니다.

결국 더 합리적이고 정확한 세금계산서를 발행하기 위해 매입자와 매출자 간에 문제가 되지 않는 선에서 더 잘 할 수 있는 쪽이 먼저 일을 해주는 것이라 할 수 있겠습니다.

🧐 매입자 발행 계산서 제도가 따로 있어요

세금계산서 역발행은 오랫동안 있어 왔지만, 결국 세금계산서에 서명하고 발행하는 건 매출자여야 했습니다. 그래서 매출자가 계산서를 발행하지 않으면, 세금계산서 역발행으로 매입자가 먼저 작성을 하더라도 최종적인 세금계산서 발행이 불가했죠.

그런데 매출자가 잠적을 한다면 어떻게 하죠…? 이런 이유로 2023년 7월 1일부터 매입자도 세금계산서를 발행할 수 있는 매입자 발행 세금계산서 제도가 시행되고 있습니다.

사업자분들이라면 이를 기존에 행해왔던 ‘세금계산서 역발행’과 구분하는 게 중요해요. 보통 우리가 말하는 세금계산서 역발행은 사실 발행 주체는 똑같은데 작성 주체만 매입자 측이었던 것이고, 실제로 발행까지 매입자가 하는 것은 매입자 발행 계산서 제도가 시행되고 나서 가능해진 겁니다.

👉 <매입자 발행 세금계산서 제도> 더 알아보기

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