적격 증빙, 지출 증빙, 정규 증빙, 정규 증명 등등 비슷하게 들리는 이 용어들, 들어본 적 있으시죠? 이 용어들 모두 특정 지출을 세법에서 사업 관련 지출로 인정하게 해주는 근거 자료를 말합니다.
적격 증빙은 지출 유형에 따라 달라지기 때문에, 지출 상황별로 필요한 서류들을 파악하고 있어야 합니다. 이렇게 적격 증빙을 제때 챙겨두어야 법인세 또는 종합소득세에서 경비 처리를 하거나 부가세 신고 시 매입 세액 공제 등의 공제 혜택을 받을 수 있거든요. 즉, 사업과 관련한 지출 비용을 증명하여 이를 세금 산출에 반영해야 최종적으로 내야 할 세금을 줄일 수 있습니다. 세금을 적법한 방법으로 최대한 줄이는 방법 중 하나죠.
그런 측면에서 사업을 운영하는 분들이라면 사업 및 개인 관련 지출을 항상 인지하고 있어야 합니다. 사업 관련 상품 구입부터 인건비, 복리후생비, 접대비 등등 회사에서 돈이 나가는 6가지 상황별로 필요한 적격증빙을 깔끔하게 정리해 드릴게요.
1. 상품·원재료를 구입할 때
사업을 위한 원재료나 상품을 구입할 때에는 이 지출을 증명하는 서류를 발급 받아야 합니다. 보통 판매 측에서 알아서 세금계산서 등을 발급해주지만, 이를 깜빡하는 경우에는 요청하여 서류를 챙겨두어야 합니다.
상품, 원재료 구입을 증명하는 지출 증빙이 있으면 부가세 신고 시 매입 세액 공제를 받을 수 있고, 법인세 신고 시에도 경비 처리를 받을 수 있습니다.
사업에 활용할 상품이나 원재료를 구입하는 경우는 부가세를 기준으로 해당 재화가 과세 재화냐 면세 재화냐로 나눌 수 있는데요. 그에 따라 발급할 수 있는 계산서의 종류가 약간 달라지기 때문입니다. 아래 서류 중 하나만 챙기면 됩니다.
1) 과세 재화일 경우
세금계산서, 신용카드 매출 전표, 현금영수증 등 정규 증빙 서류를 챙겨야 합니다.
2) 면세 재화일 경우
계산서, 신용카드 매출 전표, 현금영수증 등 정규 증빙 서류를 챙겨야 합니다.
이 둘은 세금계산서와 계산서에서 차이가 있는데요. 세금계산서는 부가세가 포함된 서류고, 계산서는 부가세가 면세된 상품 거래시 발행되는 서류입니다. 면세 재화는 부가세가 붙지 않는 재화이니 부가세 처리에서는 예외 지출이 되지만, 소득세(법인세) 비용 처리에 필요할 수 있으므로 계산서를 요청해 챙겨 두어야 합니다.
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2. 인건비를 지급할 때
사업에서 발생하는 지출 중 상당한 비중을 차지하는 게 바로 인건비입니다. 따라서 이 지출과 관련한 적격 증빙을 제때, 꼼꼼히 마련하여 경비로 인정 받는 게 중요합니다.
인건비 지급과 관련하여 준비해야 하는 서류는 3가지가 있습니다.
1) 원천징수 이행 상황 신고서
원천징수는 인건비를 지급할 때 지급 대상이 내야 하는 세금을 회사 측에서 미리 떼어서 대신 납부 및 신고하는 제도입니다. 이런 의미에서 인건비를 지급하는 회사 측을 원천징수 의무자라 부르는데요.
원천징수 이행 상황 신고서는 회사에서 원천세를 신고 및 납부를 잘 이행하고 있다는 자료가 됩니다. 즉, 이행 현황을 신고하는 문서죠. 원천징수 의무자에 대한 정보와 원천징수 명세, 납부 세액, 환급세액 조정 내역 등을 기재해야 합니다. 매월 혹은 반기로 원천세 신고를 할 때 함께 세무 대리인 또는 세무서에 제출해야 합니다.
2) 간이 지급 명세서
소득자의 인적사항과 지급액을 기재한 서류인데요. 인건비 지급이 있는 사업장에서 소득 유형에 따라 반기 또는 매월 준비해야 하는 서류입니다. 근로소득이나 원천징수 대상 사업소득을 지급했을 시 세무 대리인이나 관할 세무서에 제출해야 합니다. 앞서 말했듯 근로소득은 지급일이 속하는 반기마다 제출해야 하는데, 원천징수 대상 사업소득은 지급일이 속하는 달의 다음 말일까지 작성하여 제출해야 합니다.
3) 정기 지급 명세서
1년간 원천징수 대상 소득에 대하여 원천징수를 한 내역을 이자소득, 사업소득, 근로소득, 퇴직소득별로 기록하여 제출해야 하는 서류입니다. 보통 다음해 3월 10일까지 1년에 1회만 준비하면 되는데요. 일용 근로소득의 경우 지급일이 속하는 달의 다음달 말일에 제출해야 합니다.
3. 접대비를 지출할 때
접대비는 지출 금액에 따라 증빙 요건이 조금 달라집니다.
1) 3만원 초과
세금계산서, 신용카드 매출 전표, 현금영수증, 계산서 등 정규 영수증을 수취해야 합니다. 단, 법인일 경우 신용카드 사용 시 법인카드만 용인됩니다.
2) 3만원 이하 지출
일반 영수증, 간이 영수증만으로도 복리후생비 증빙 서류로 처리할 수 있습니다.
❗ 경조사비
경조사비는 청첩장이나 부고장을 추가 소명자료로 챙겨야 하며, 20만원까지 인정됩니다.
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4. 복리후생비를 지출할 때
식대, 직원 선물, 의료비, 행사비 등에 해당되는 복리후생비는 기본적인 법정 지출 증빙(세금계산서, 신용카드 전표, 현금영수증 등)을 챙겨둡니다.
5. 여비·교통비를 지출할 때
1) 국내 출장 시
국내 출장 시 법정 지출 증빙(세금 계산서, 신용카드 전표, 현금영수증 등)이면 됩니다. 만약 직원이 개인카드로 지출했다면, 사내에 지출결의서를 만들어서 개인카드 증빙과 함께 첨부해야 합니다.
2) 해외 출장 시
해외 출장은 조금 어렵습니다. 항공 요금은 정규 지출 증빙 수취 대상이 아니며, 해외에서 재화 또는 용역을 공급받는 경우에도 지출 증빙 서류 수취 대상이 아닙니다. 다만, 숙박비나 식비 등 신용카드 사용이 가능한 금액은 지출 증빙을 받아 처리합니다. 또 여행사 수수료에 대한 세금계산서나 기타 영수증 등도 챙겨두세요.
6. 임차료를 지급할 때
임차료 또한 회사에서 정기적으로 지출하는 상당한 금액입니다. 임차료도 비용 처리 및 공제 등을 위해 적격 증빙을 챙겨두어야 하는데요. 대상이 일반 과세자냐, 간이 과세자냐에 따라 조금 달라집니다.
1) 일반 과세자
보통 임대 사업자는 일반 과세자로 세금계산서를 발행할 수 있는 경우가 많으므로, 임차료 지급 시 임대 사업자로부터 세금계산서를 받아둡니다.
2) 간이 과세자
세금계산서 발행이 불가한 간이 과세자에게는 임차료를 송금한 명세서, 즉 은행(금융 기관)에서 해당 금액을 보냈다는 송금 명세서를 챙겨 둡니다.
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